Monitorbezoek LIFE krijgt meer gewicht

Per 1 mei heeft LIFE de voortgangsrapportages verkort. Het monitorbezoek krijgt daardoor een belangrijkere rol en weegt zwaarder. Het logische gevolg is dat een uitgebreidere voorbereiding van het monitorbezoek noodzakelijk is.

Vanaf 2019 alleen nog korte voortgangsrapportages

Goede onderbouwing van de kosten en duidelijke (en tijdige) communicatie over de voortgang en eventuele wijzigingen van de activiteiten zijn essentieel in de contacten met LIFE. Tot nu toe waren de schriftelijke rapportages het belangrijkst. Daarin konden kosten en activiteiten uitgebreid worden beschreven en onderbouwd.

Bij de rapportages moest een breed pakket aan bijlagen worden meegestuurd, zoals voorbeelden van tijdstaten en facturen, maar ook communicatie-uitingen en verslagen van bijeenkomsten van de verschillende projectgroepen. In de rapportage van zo’n 20-25 pagina’s, was er uitgebreid ruimte om uit te leggen welke wijzigingen zich voordeden ten opzichte van het oorspronkelijke plan, maar ook voor het vermelden van positieve feiten. Dat is per 1 mei 2019 radicaal veranderd.

Een rapport mag nog maar uit 4 pagina’s bestaan! Twee pagina’s zijn beschikbaar voor een overall beoordeling van de voortgang en de vraag of het halen van de projectdoelen nog steeds mogelijk is. De andere twee pagina’s zijn voor het beschrijven van afwijkingen in de projectuitvoering, eventuele problemen en corrigerende acties. Er mogen geen bijlagen meer worden meegestuurd. Deze wijzigingen gelden overigens alleen voor de voortgangsrapportage,  niet voor de midterm- en eindrapportage. Deze blijven ongewijzigd.

Informeren verschuift naar monitorbezoek

Tot nu toe was het jaarlijkse bezoek van de project monitor een aanvulling op de rapportages. Er kon tussentijds melding worden gemaakt van veranderingen ten opzichte van de laatste rapportage en er was tijd voor het bezoeken van de demonstratielocaties. Tijdens het bezoek werd ook een administratieve controle uitgevoerd, maar die was heel beperkt.

Nu moeten, uiterlijk 3 weken vóór het jaarlijkse monitorbezoek, alle bijlagen naar de monitor worden gestuurd ter voorbereiding op het bezoek. Niet alleen wordt daarmee het controlekarakter van het monitorbezoek zwaarder, het betekent meer werk en het bezoek krijgt een formeler karakter. Daarnaast werd er in de situatie vóór 2019 met tussenpozen van (maximaal) 18 maanden gerapporteerd, nu moet dat elk jaar.

Goede voorbereiding monitorbezoek essentieel

Een goede voorbereiding van een monitorbezoek wordt door deze verandering nog belangrijker. Wij  kunnen u helpen ervoor te zorgen dat alle documenten die moeten worden overlegd in de juiste vorm aan de monitor worden toegestuurd. Dit goed regelen voorkomt vervolgvragen na het monitorbezoek, en dus extra werk.

Ook helpen wij u de presentaties over voortgang en kosten goed voor te bereiden, te stroomlijnen en zorgen we voor een goede afstemming tussen de partners. Dat helpt eveneens om vervolgvragen en extra werk te voorkomen. Zo ontstaat er meer tijd om de leuke dingen van het project te laten zien. En eigenlijk is dat toch wat we het liefst laten zien? Trots als we zijn op de mooie resultaten!

Dit artikel delen via: LinkedIn | Twitter | Facebook